Gebruikerswensen in beeld

De start van de bouw betekent een nieuwe fase: van tekentafel naar realisatie. Wat verandert er en wat blijft hetzelfde? Aan het woord zijn Ramona Gal en Marcel Jonkman.

We bouwen een nieuwe meldkamer. Van scratch af aan. Plannen die ontstaan op de tekentafel zijn het resultaat van de wensen van de gebruikers: de centralisten, leiding en beheerders, en de vertaling daarvan door de architect.

De afgelopen jaren waren Ramona Gal en Marcel Jonkman namens de gebruikers de eerste gesprekspartners voor de projectmanager bouw en de architect. Samen brachten zij de wensen van de gebruikers voor het nieuwe meldkamergebouw in beeld, beginnend met de input voor het programma van eisen en later de vertaling hiervan in het ontwerp van het gebouw en de ruimtes. Ramona keek met haar ervaring met bouwprocessen vanuit haar functie bij de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) mee. Marcel richtte zijn blik op het gebruik door de centralisten, leidinggevenden en beheer, vanuit zijn meldkamerfunctie bij de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ). Dankzij hun werkervaring konden de projectmanager bouw en de architect rekenen op een sterk gespreksduo. We spreken hen over hun bijdrage en hoe ze naar het bouwproces kijken dat nu echt start.

Wanneer stapten jullie op deze trein? Ramona: 'Het was in 2015 dat ik voor deze rol gevraagd werd. Ik had ervaring met huisvestingsprojecten vanuit mijn vorige functie bij een bouwmanagement- en adviesbureau en bij de VGGM, waaronder de nieuwbouw van de 24-uurs kazerne in Arnhem en de nieuwbouw van de hoofdstandplaats van onze ambulancedienst. Die ervaring kon ik goed inbrengen in het ontwerpproces voor de Meldkamer Oost-Nederland.' Marcel: 'Ik ben in 2015 gevraagd om projectleider te worden. Sinds 2013 heb ik mij ingezet om de boodschap uit te dragen dat we niet in het bestaande meldkamergebouw aan de Europaweg op één verdieping uit de voeten kunnen. Qua grootte niet, maar ook omdat de nieuwe meldkamer om een eigen ontwerp vraagt en niet iets is wat aan kan sluiten in een kantoorgebouw. Tal van zaken zijn zó specifiek, dat je maatwerk nodig hebt. Het aantal meldtafels, maar denk ook aan verlichting, plafondhoogte, zichtlijnen, akoestiek en ventilatie etc. vraagt om nieuwbouw. Verder moet er ruimte komen voor goede scholings- en trainingsfaciliteiten waarmee je een organisatie van circa 250 medewerkers kunt bedienen. Tot slot wil je ook een gebouw hebben waar we 25 jaar mee verder kunnen en waarbij we kunnen anticiperen op toekomstige veranderingen. De meldkamer heeft een belangrijke taak en wordt de grootste van Nederland. Dat moet je professioneel ondersteunen.'

Hoe kijken jullie terug op de afgelopen periode? Ramona: ‘Het  nieuwbouwproject is een boeiend proces. Ik kijk er met veel plezier op terug. We bouwen iets vanaf de tekentafel op. Zo is het een mooie uitdaging om wensen van de toekomstige gebruikers zo goed mogelijk in te brengen en vertaald te krijgen in een ontwerp. Bovendien is het een uniek proces, de bouw van deze nieuwe Meldkamer Oost-Nederland. Je kijkt vooruit naar een periode, waarin drie meldkamers zijn samengevoegd op een nieuwe werkplek, met werkprocessen die nog niet helemaal bekend en geharmoniseerd zijn, en waarbij de ingebruikname zover weg ligt dat er nog geen zicht is op alle technologische ontwikkelingen waar we straks gebruik van kunnen maken. Veel dingen die je nog niet precies weet, maken het complex, en toch moet je keuzes maken omdat het bouwproces verder gaat.' 

Hoe zijn de medewerkers in dit proces betrokken? Ramona: 'We hebben gewerkt met een gebruikersgroep met een afvaardiging uit alle disciplines van de meldkamer. We hebben hen op verschillende momenten vragen, tekeningen en bouwplannen voorgelegd.' 'En soms hebben we groter uitgepakt', vertelt Marcel. 'De mock-up in de Hanzehal in Zutphen was daar een mooi voorbeeld van. Daar is toen de inrichting van de meldkamervloer op ware grootte in beeld gebracht. Voor ons de ultieme test of we in het voortraject goed genoeg naar de gebruikers geluisterd hadden. Gelukkig waren de geluiden erg positief!'

Waar zijn jullie het meest trots op? Ramona: 'Er ligt nu een bouwontwerp, dat heel functioneel is én heel mooi. Ik denk dat het heel goed is gelukt om bijna alle gebruikerswensen te verwerken. Dat is voor ons superbelangrijk. Want een gebouw kan wel mooi zijn, maar het belangrijkste is dat je er prettig in kunt werken en dat het functioneel is. Er is door de architect een virtuele 3D-rondleiding van het nieuwe gebouw gemaakt. Gebruikers kunnen dus straks alvast een virtueel kijkje nemen in delen van het gebouw waar zij straks komen te werken. Binnenkort krijgen de gebruikers daarover een berichtje.' Marcel: 'Vaak heb ik aangegeven een droomgebouw in gedachten te hebben. De droom betrof gebruik, innovaties en wensen. Een droom maakt het mogelijk om out of the box te denken. Het grootste deel is uiteindelijk in het ontwerp verwerkt. Ik ben trots op het resultaat dat we aan de toekomstige gebruikers meegeven. Hiermee moeten wel topprestaties geleverd kunnen worden!'

Wat is jullie rol tijdens de bouw? Marcel: 'We gaan natuurlijk door met het monitoren van de gebruikerswensen. Deze rol ligt nu bij mij omdat Ramona bouwtechnisch nu ‘minder te doen’ heeft. Ze blijft het proces echter van dichtbij volgen. De ervaring leert namelijk: ook tijdens de bouw kun je tegen issues oplopen die ter plekke moeten worden opgelost. Je moet alert blijven of er geen gebruikersbelangen geschaad worden. We blijven checken of de gebruikswensen van papier en ontwerp ook daadwerkelijk in de praktijk tot uiting komen. Het gaat dan niet alleen om de bouw, maar juist ook om de inrichting. Van een aantal zaken weten we dat er met bijna wetenschappelijke precisie over is nagedacht en dat simulaties en modellen aangeven dat het klopt. Maar de ervaring van gebruikers met bijvoorbeeld geluid en licht is uiteindelijk doorslaggevend om te kunnen bepalen of het écht werkt en werkbaar is. We kijken uit naar deze fase en zijn heel benieuwd hoe het gaat worden!'

Heb je vragen over het gebruik van ons nieuwe meldkamergebouw? Stel je vraag aan Marcel Jonkman. Contactinformatie: 06 – 53 49 98 93, marcel.jonkman@vrgz.nl

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Voeg toe aan selectie