Participatie medewerkers in bouwproces Meldkamer voor Oost Nederland

De aanbesteding van de architect en de installatieadviseur voor de nieuwbouw van de meldkamer Oost-Nederland is afgerond. Deze partijen zijn gestart met het maken van het voorontwerp. Dit betekent dat er binnenkort weer concrete informatie beschikbaar is die gedeeld kan worden met de medewerkers. Ook is de planning voor het ontwerpproces helder. Dit geeft ons de mogelijkheid om een doorkijk te maken naar de communicatie/participatiemomenten die we voorzien in de komende tijd.

Betrokkenheid medewerkers in de afgelopen periode
In de afgelopen periode is door middel van de gebruikersgroep en de participatiebijeenkomst in augustus 2018 inbreng van de gebruikers meegenomen in het bouwproces.

De gebruikersgroep bestaat uit leidinggevende vanuit alle kolommen/disciplines in het gebouw (Erik de Leeuw (RAV), Arjan Hanekamp (ICT), Nout Hoorweg (BRW), Marcel Meeuse (Multi), Erik Spronk (politie), Ellen van der Hoorn (politie RTIC) en de projectleider DPO (tot nu toe Manon Rietman)). In het afgelopen jaar is de gebruikersgroep een aantal keer bij elkaar geweest om input te leveren voor het programma van eisen.

Voor de participatiedag was een afvaardiging vanuit de centralisten en medewerkers uit de regio’s uitgenodigd via de leidinggevenden. Op deze dag is het programma van eisen op hoofdlijnen gepresenteerd, het vervolg van het bouwproces geschetst en de contouren van het gebouw op de Europalaan zijn in spelvorm uitgezet. Daarnaast hebben de aanwezigen aandachtspunten meegeven aan de projectgroep huisvesting voor het verdere proces.

Naast deze twee gremia waarin inbreng van de gebruiker is opgehaald is er in diverse nieuwsbrieven aandacht geweest voor onder andere het programma van eisen, de projectleider, de aanbesteding en de ontwerpende partijen. Op die manier wordt informatie gebracht naar de medewerkers in de regio.

Hoe verder met het betrekken van de gebruikers; voorziene communicatie en participatiemomenten
Op de participatiedag in augustus 2018 is aan de aanwezige deelnemers het vervolg van het ontwerp- en bouwproces geschetst. Onderstaand plaatje is hiervoor gebruikt. Dit geeft een goed beeld van de vervolgstappen en de fasering die vanuit de bouw gevolgd wordt. Op dit moment zijn de eerste twee fasen, Programma van Eisen (PvE) en het schetsontwerp (SO), afgerond.   

Er worden ook in de komende fasen verschillende overleggen en middelen gebruikt voor de participatie en communicatie:

  • Vervolg gebruikersgroep en participatiebijeenkomsten
  • Nieuwsbrief
  • Overige manieren; via leidinggevenden en directe vragen

Vervolg gebruikersgroep en participatiebijeenkomsten
De input van de gebruikersgroep wordt door de architect en adviseurs verwerkt voor het in de participatiebijeenkomst wordt gepresenteerd. De gebruikersgroep heeft daarnaast een rol in de beoordeling van het ontwerp en kan hiervoor voorafgaande aan de momenten input vragen van de achterban wanneer zij dit nodig vinden. De beoordeling van de gebruikersgroep wordt meegegeven aan de stuurgroep bij het vaststellen van het fasedocument. De input die wordt opgehaald in de participatiebijeenkomst wordt besproken in de projectgroep huisvesting en waar nodig opgenomen in het ontwerp en/of het vervolgproces.

In de onderstaande afbeelding wordt schematisch weergegeven wanneer de afstemming met de gebruikersgroep en de participatiebijeenkomsten worden gehouden en welke onderwerpen daar aan bod komen.

Nieuwsbrieven
Na de VO fase en DO fase en tijdens de bouw (start, halverwege en oplevering) wordt een bouwspecifieke LMS nieuwsbrief uitgegeven. 

Overige manieren; via leidinggevenden en directe vragen
Gezien de diensten van de centralisten is het niet mogelijk om alle centralisten gelijktijdig ‘live’ te bereiken. Naast bovengenoemde momenten en middelen is het de bedoeling om na het Voorontwerp borden te maken met het ontwerp die opgehangen kunnen worden in de verschillende meldkamers. Daarbij nogmaals het mailadres dat gebruikt kan worden voor vragen.

Wanneer gewenst wordt vanuit het project een rondje gemaakt langs de verschillende meldkamers of als onderdeel van eventuele ‘bindingsdagen’. Dit is aan de betreffende leidinggevenden.

Medezeggenschap
De formele medezeggenschap loopt via de eigen werkgevers. Voor de samenvoeging van de meldkamers is een informele bijzondere commissie medezeggenschap meldkamers geformeerd. Deze commissie stemt periodiek af met de projectleiding LMS-Oost.

 

Voeg toe aan selectie