Samen de schouders eronder

Op 30 november vond een grote online bijeenkomst plaats, met programmaleiding, projectleiders en locatieleiding. Het doel was het uitwisselen van beelden over de realisatie van de nieuwe meldkamer: ‘Waar staan we nu precies?' We spraken over hoe we de collega´s in de meldkamers (nog meer) kunnen betrekken in het veranderproces. Zeker nu grote druk staat op de continuïteit van onze bestaande meldkamers en corona niet bijdraagt aan het organiseren van warm contact. Fysiek bijeenkomen was helaas niet mogelijk vanwege de coronamaatregelen. Desondanks konden we rekenen op een grote online opkomst: er waren maar liefst 37 deelnemers. Naast de programmaleiding en projectleiding van de disciplines waren betrokkenen bij het aansturen en ondersteunen van medewerkers op de meldkamer aanwezig: leidinggevenden van de MAN, MON en Meldkamer Twente, HR, communicatie en een vertegenwoordiging van de medezeggenschap.

Om weer even in dezelfde film te zitten, werd door de kwartiermaker realisatie Meldkamer Oost-Nederland (red.: hierna: MK ON), Janice Meerenburgh, geschetst hoe de programmaleiding het laatste jaar voor de livegang van de MK ON in wil gaan. Uiteraard samen met de projectleiders van de disciplines en de hoofden van de meldkamers. Dat laatste jaar staat in het teken van het goed openhouden van de drie locaties, afbouwen, installeren/testen van de MK ON, de basis op orde brengen en ingroeien naar de nieuwe organisatie van de MK ON. Meerenburgh: ‘Wat is het fijn om zoveel betrokken collega´s samen te hebben! Alle kennis, vaardigheden en inzichten die werden gedeeld in deze onlinesessie helpen om te kijken hoe we collega´s het komende jaar kunnen betrekken in de laatste fase naar onze nieuwe meldkamer.’

Ingroeien

Het ingroeien naar de MK ON raakt iedereen het komende jaar in meer of mindere mate. Dat betekent in ieder geval dat we elkaar als programmaleiding, projectleiding en leiding van het dagelijkse going concern heel goed moeten vasthouden, aldus kwartiermaker Meerenburgh. Heldere communicatie, realistisch zijn over wat wel en niet kan en met elkaar vanuit een positieve houding de schouders eronder zetten, zijn komend jaar leidende principes. Meerenburgh: ‘In een optimale situatie zonder schaarste, druk of corona, zouden we veel willen inzetten op het warm betrekken van iedereen. Maar we moeten realistisch blijven, dat lukt nu gewoon niet. Daarom is het verstandig om samen met projectleiding en locatieleiding focus aan te brengen in wat we wel en ook wat we nu niet (kunnen) doen. We benoemen wat we – noodgedwongen – vooruitschuiven. Het nieuwe MT van de MK ON weet dan ook gelijk waar het extra op moet investeren.’

Directie, MT en hoofd meldkamer

Een onderdeel van het ingroeien is het vorm gaan geven aan de nieuwe organisatie. Daarvoor bestaat een landelijke ‘blauwdruk’. De MK ON wordt daarin aangestuurd door een directieteam met directeuren van de disciplines en de LMS. De voorzitter van het directieteam wordt een van de directeuren Veiligheidsregio. Verder komt er een MT dat bestaat uit de dagelijkse leidinggevenden van de afzonderlijke disciplines en een samenbindende neutrale voorzitter, het hoofd meldkamer (red.: hierna te noemen HMK). Meerenburgh: ‘Landelijk is het gebruikelijk dat het hoofd DROC de rol van HMK invult. In Oost-Nederland wordt die landelijke lijn gevolgd.’ Vanaf 1 januari 2022 vervult daarom Niels Nijman alvast de rol van HMK van de Meldkamer Oost-Nederland i.o. en stemt hij in die hoedanigheid met de huidige drie hoofden meldkamers van de locaties en de LMS de aanloop naar en ontwikkeling van de nieuwe meldkamer af. De huidige hoofden meldkamer zorgen ervoor dat de continuïteit van de MAN, MON en Meldkamer Twente geborgd blijft tot het moment van livegang.

Meerenburgh blijft haar functie als programmamanager/kwartiermaker voor de realisatie van de Meldkamer Oost-Nederland uitoefenen. Zij geeft aan: ‘De verwachting is dat gaandeweg tweede helft 2022 zicht komt op de invulling van de functies van de dagelijkse leidinggevenden van de disciplines. Dat zou echt mooi zijn, die kunnen dan mee ingroeien. Het MT kan zich op die manier al warmlopen, korte tijd voor de daadwerkelijke livegang in Q 1 2023.’

Transitieteam stelt zich voor

Het ingroeien gaat gepaard met een wijziging in structuren. De programmaleiding, projectleiding van de disciplines en de hoofden van de huidige meldkamers verenigden zich eind oktober in het nieuw opgerichte Transitieteam. Aanleiding hiervoor was de constatering dat er steeds meer raakvlakken zijn tussen het programma voor de nieuwe meldkamer en de going concern, die aansturing nodig hebben vanuit een gezamenlijke visie. Volgens Meerenburgh is het Transitieteam hét gremium om alle issues, dilemma’s en projecten in het kader van de realisatie, de samenvoeging en het going concern in samenhang te bespreken. Haar programmastructuur is daarmee heel overzichtelijk: de Bestuurlijke Regiegroep, de Operationele Stuurgroep (die straks directieteam MK ON wordt) en het Transitieteam (dat met enige aanpassing in deelnemers straks transformeert naar het MT MK ON). Meerenburgh: ‘Groot voordeel is dat de hoofden van de huidige drie meldkamers heel dicht bij de programma-activiteiten zitten en zo uit de eerste hand informatie krijgen. Dat ging in het verleden wel eens onbedoeld mis. Zij zitten nu dichter bij het vuur te en hebben daarmee betere informatie en kortere lijnen, zodat bijvoorbeeld vragen van collega’s op hun locaties vlot te beantwoorden zijn.’

De leden van het Transitieteam spraken zich uit over hun ambities en dilemma’s in de realisatie van de nieuwe meldkamer. En gaven daarbij aan trots te zijn op de wijze waarop het going concern het hoofd biedt aan de coronacrisis en de huidige meldkamers overeind houdt.

In gesprek over medewerkersbetrokkenheid

Er was een tweegesprek ingepland over leerpunten van het samenvoegen van andere meldkamers tussen Janice Meerenburgh en Tonny Verbraak, die hier vanuit de LMS veel ervaring mee heeft. Dit mondde al snel uit in een geanimeerd groepsgesprek tussen de deelnemers van de werksessie.

Enkele highlights uit dit gesprek:

  • In vergelijking met andere meldkamers is realisatie van de nieuwe Meldkamer Oost-Nederland veruit het meest complex, omdat we in gebiedsoppervlakte en inwonertal de grootste zijn en met maar liefst 12 partijen samen de meldkamer vormgeven. Onze centralisten bedienen een enorm verstrekkend en divers gebied.
  • De personele bezetting van de meldkamers is binnen disciplines op sommige momenten schaars. Houd daar rekening mee als je medewerkers wilt betrekken.
  • Steek daar waar het kan wel energie in samenwerken, zodat medewerkers elkaar leren kennen. De samenvoeging van de meldkamers Arnhem en Nijmegen in de MAN heeft ons geleerd dat het belangrijk is om ontmoetingen te organiseren tussen de medewerkers. Bijvoorbeeld door het organiseren van rondleidingen straks in het nieuwe gebouw. Maar vooral ook door nu al elkaar te helpen in het werk.
  • Deel met elkaar wat er leeft. Er kunnen beelden zijn die niet (meer) stroken met de huidige realiteit. Haal deze naar boven en vertel actief hoe het wel zit.
  • Operationele informatiedeling c.q. -uitwisseling op de werkvloer moet goed geregeld worden. Het is nu een taai onderwerp met lastige dilemma’s.
  • Houd in gedachten dat de verschillende disciplines verschillende sporen lopen met hun eigen tijd, tempo en dilemma’s. Neem elkaar daar als disciplines goed in mee.
  • Communiceer vooral met collega´s over feiten. Wat is al geregeld? Wat betekent dit voor de mensen die er komen te werken?
  • Houd in communicatie en bij onboarding (inwerken) rekening met verschillende fasen. In de huidige fase speelt vooral de vraag: ‘Ga ik mee of niet?’ De volgende fase is: ‘Ik ga mee.’ Het is goed om elkaar en het werk dan te leren kennen. In de laatste fase gaat het om de nieuwe werkplek. Op dat moment is het organiseren van een familiedag interessant.
  • De fase van ‘ver-van-mijn-bed’ of ‘het zal zo’n vaart niet lopen’, is nu voorbij. Dat kan pijn doen. Afscheid nemen is belangrijk. Een goed beeld krijgen van de nieuwe situatie ook.

Het vervolg

Tot slot is stilgestaan bij het vervolg van deze sessie. Daarover is gezegd:

  • Deze werksessie is het startpunt voor samenwerking in dit warme netwerk op het gebied van medewerkersbetrokkenheid.
  • In februari 2022 organiseert de kwartiermaker realisatie MK ON een vervolgsessie, waarin het Transitieteam duidelijk maakt aan welke thema’s op welke wijze aandacht wordt geschonken.
  • Met enige regelmaat wordt een laagdrempelig online vragenuurtje georganiseerd waaraan iedereen mee kan doen. Er kunnen vragen gesteld worden aan de kwartiermaker of een van de andere leden van het Transitieteam. Ook kunnen andere experts uitgenodigd worden, bijvoorbeeld bij vragen over het gebouw.
Voeg toe aan selectie